Dokumenten-Management - Einstiegsfragen

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    • Dokumenten-Management - Einstiegsfragen

      Tach zusammen!

      Derzeit bin ich auf der Suche nach einem Ersatz für mein Netgear ReadyNAS. Es geht mir um ein offeneres System, mit dem ich mehr machen kann. Wie so viele schwanke ich zwischen OpenMediaVault und FreeNAS. Dieser Vergleich macht mich zwar etwas nervös. Nur sechs Entwickler und ein eher unterentwickeltes Wiki setzen ein gewisses Grundvertrauen voraus. Da noch keine Entscheidung getroffen ist, lasse ich mich bestimmt noch beeinflussen. ;)

      Ich möchte gern ein DMS für meine Familie aufsetzen. Es ist unglaublich, wie viel Papier bei einem Mehrpersonenhaushalt anfällt. Seit dieser Woche befasse ich mich mit Programmen wie ELOoffice, ecoDMS oder agorum. Während ELO auf MS-Jet zu setzten scheint, können ecoDMS auf PostgreSQL und agorum auf MySQL und PostgreSQL zugreifen.

      Kann OpenMediaVault mit PostgreSQL etwas anfangen? Ich fand bisher nichts.
      Hat sich jemand von Euch schon mal mit DMS befasst?

      Vielen Dank!
      Mark
      Mark

      - Meine Kenntnisse in der englischen Sprache sind leider sehr begrenzt. -
    • PostgreSQL gibst wohl sogar als Plugin:
      Repository with openmediavault-postgresql

      Ansonsten ist es so, das OMV ja kein geschlossenes System ist, sondern legentlich auf Debian aufbaut und eine Weboberfläche drüber gebaut hat usw. - das heißt in Grunde kannst du vieles auf Debian Basis installieren und einrichten - aber nicht direkt über OMV ansteuern, wenn du kein passendes Plugin dazu baust. Das ist ja nicht schlimm, solange die Webserver sich nicht gegenseitig behindern.

      FreeNAS hat den "Vorteil", das dort eine Firma mit festen Mitarbeitern hinter steckt, die auch die Ressourcen und Gelder haben, um FreeNAS stetig weiter zu entwickeln - dafür ist evt. die "Freiheit" eingeschränkt, weil man nicht offen am System operieren kann.
      OMV dagegen ist ein komplett freiwilliges Projekt mit freiwilligen Helfern und einer offenen Community. Das System ist offen und nicht eingeschränkt und jeder kann mit eigenen Plugins zum weiteren Ausbau von OMV beisteuern.
    • Mark wrote:

      Dieser Vergleich macht mich zwar etwas nervös.


      Der Vergleich ist nicht mehr Repräsentativ. Er wurde bereits vor längerer Zeit erstellt, seitdem hat sich einiges getan. Er sollte von den FreeNAS Kollegen aber bald aktualisiert werden.

      Mark wrote:

      Nur sechs Entwickler und ein eher unterentwickeltes Wiki setzen ein gewisses Grundvertrauen voraus.


      Wir haben einen Core Entwickler und viele Plugin Entwickler, wovon viele auch zum Core beisteuern. Was das Wiki angeht so kann ich lediglich sagen dass uns hierfür größtenteils einfach das 'Personal' fehlt das ganze sauber und ordentlich bereitzustellen. Wir versuchen aber bei jedweder Frage im Forum mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Schau allein mal unsere Moderatoren an wieviele Beiträge diese zusammen hier schon geleistet haben. Wenn du eine Frage hast, schieß los. Der ein oder andere wird sie vielleicht auch beantworten können.

      Gruß
      David
      "Well... lately this forum has become support for everything except omv" [...] "And is like someone is banning Google from their browsers"

      Only two things are infinite, the universe and human stupidity, and I'm not sure about the former.


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    • Ich kann dem nur beipflichten. Ich persönlich vertraue viel lieber auf ein System wie Debian das seit 20 (?) Jahren aktiv entwickelt wird als auf eine Firma bei denen vielleicht gerne mal etwas in Sachen Verfügbarkeit oder Versionierung angepasst wird.

      OMV ist "einfach" ein Debian mit Webgui und funktioniert bei mir seit etwa 1 1/2 Jahren an mehreren Standorten wirklich grandios.
    • Wetter wrote:

      PostgreSQL gibst wohl sogar als Plugin:
      <a href="http://forums.openmediavault.org/index.php/Thread/8215-Repository-with-openmediavault-postgresql/">Repository with openmediavault-postgresql</a>


      Das Plugin kann ich bei mir nicht finden. Auch auf der Seite OMV-Extras existiert es nicht. Dem Thread folgend, ist es wohl nie aus dem "Testing" herausgekommen.

      Aber PostgreSQL hat sich eh erledigt. ecoDMS will tatsächlich die zu archivierenden Dateien aus dem Dateisystem in die Datenbank schreiben. Ich habe etwas gegen BLOBs. Entscheidung ist zu Gunsten ELOoffice gefallen. Zwar proprietär und teuer, dafür gute OCR-Anbindung (Finereader), die Dateien bleiben erhalten (werden nur unbenannt) und an die Jet-DB komme ich mit Access.

      davidh2k wrote:

      Der Vergleich ist nicht mehr Repräsentativ. Er wurde bereits vor längerer Zeit erstellt, seitdem hat sich einiges getan. Er sollte von den FreeNAS Kollegen aber bald aktualisiert…

      Wenn sich etwas zu deren Ungunsten verändert hat, werden die es nicht so ändern. Und deren Behauptung bleibt im Raum.

      Alternativende wrote:

      Ich kann dem nur beipflichten. Ich persönlich vertraue viel lieber auf ein System wie Debian das seit 20 (?) Jahren aktiv entwickelt wird als auf eine Firma bei denen vielleicht gerne mal etwas in Sachen Verfügbarkeit oder Versionierung angepasst…

      So wie ich das verstehe, sind Debian und BSD ähnlich alt. Es gab aber mal eine Studie, die sagte, dass zu viele Projekte nur auf wenigen Schultern lasten. Projekte, die von einer oder wenigen Personen abhängig sind, sterben eher.
      Mark

      - Meine Kenntnisse in der englischen Sprache sind leider sehr begrenzt. -
    • Mark wrote:

      Wenn sich etwas zu deren Ungunsten verändert hat, werden die es nicht so ändern.


      Der Vergleich ist natürlich einseitig, denn Sie wollen sich damit herausstellen. Spricht ja auch nix dagegen, da aber einige Punkte nicht mehr ganz aktuell sind hatte ich vor kurzem eine Korrektur angefragt.

      Mark wrote:

      Und deren Behauptung bleibt im Raum.


      Welche meinst du jetzt genau?

      Gruß
      David
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    • Dokumenten-Management - Einstiegsfragen

      Mark wrote:

      Stört Dich nicht, dass die Binärdateien in die DB geschrieben werden?


      Ich gebe zu, dass ich mich damit bisher nicht beschäftigt hatte. Aus einer kurzen Recherche im Internet kann ich hierdrin bisher jedoch keinen Show-Stopper erkennen.
      Performanceseitig ist das ganze ebenfalls unauffällig - wie beschrieben, Einsatz seit ca. 4,5 Jahren, etwa 3.000 Dokumente in der Datenbank und ich nutze es nach wie vor gerne - vor allem bei einer Steuererklärung ;).
    • mutosan wrote:

      Wie wäre es, wenn du ein DMS nimmst, welches ebenfalls opensource ist und nicht eine bezahl version. Hab jetzt nicht abgeklärt, wie gut die sind aber schau mal hier: openkm.com/en/, seeddms.org/index.php?id=2 . Und übrigens, OMV hat sehr wohl SQL: openmediavault-mysql . Musst nur die OMV-Extras installieren. omv-extras.org/simple/index.php?id=plugins-stable

      Gilhin wrote:

      @mutosan: Das wird von dem Umfang abhängen, indem er das ganze nutzen will. Mir fehlten bei den Open-Varianten immer etwas, sei es OCR oder eine vernünftige Scanengine.


      @ Mutosan:
      Ich habe mir einiges angeschaut. Wie Gilhin schon sagte, fehlt immer etwas. Bei ELOoffice ist zum Beispiel mit Finereader ein prima OCR enthalten, die Dateien werden - bis auf die Umbenennung - nicht angefasst. ecoDMS verwendet das gute, aber doch etwas abfallende Tesseract. Was mich bei ecoDMS zum Beispiel störte, sind die BLOBs in der Datenbank. Das ist ein schlechter Stil. BTW: MySQL ist nicht PostgreSQL. ;)

      Gilhin wrote:

      Mark wrote:

      Stört Dich nicht, dass die Binärdateien in die DB geschrieben werden?


      Ich gebe zu, dass ich mich damit bisher nicht beschäftigt hatte. Aus einer kurzen Recherche im Internet kann ich hierdrin bisher jedoch keinen Show-Stopper erkennen.
      Performanceseitig ist das ganze ebenfalls unauffällig - wie beschrieben, Einsatz seit ca. 4,5 Jahren, etwa 3.000 Dokumente in der Datenbank und ich nutze es nach wie vor gerne - vor allem bei einer Steuererklärung ;).


      Binärdateien in eine Datenbank einzubinden, vermeidet man eigentlich. Sinnvoller ist es, die Dateien relativ zu einem Punkt zu verknüpfen und einen Basis-Ausgangspunkt variabel zu gestalten. Das Binärdateien in der Datenbank nichts zu suchen haben, hat verschiedene Gründe. Sollte die DB mal korrupt werden, wären nicht die wichtigen Original-Dateien weg. Außerdem kann ich mir für die Datenbank und die Dateien unterschiedliche Backup-Strategien ausdenken.

      Aber wenn es für Dich passt. :)

      Wo Du die Scanengine ansprichst und Du ja schon länger dabei bist: Schreibst Du die Volltexte in die DB? Oder verschlagwortest Du nur? Machst Du TIFF oder PDF? Ich bin da noch unentschlossen. Derzeit mache ich bei umfangreichen Dokumenten OCR in der PDF um die Datenbank nicht zu überfrachten. Ich mache PDFs - TIFF erscheint mir noch älter als PDF. Annotationen mache ich dann nur im DMS wegen der Suche.

      Erzähl mal...
      Mark

      - Meine Kenntnisse in der englischen Sprache sind leider sehr begrenzt. -
    • Hallo, bitte entschuldige die späte Antwort, aber mir ist da eine Geburt dazwischen gekommen .
      Ich nutze eine relativ tiefe (für Privatzwecke) Ordnerstruktur, um die Dokumente zu klassifizieren.
      Außerdem mache ich PDF ( der Datenbank, rein geht natürlich TIFF), da eine mögliche Nachbearbeitung (Drucken, Versand) damit besser machbar ist. Und hinsuchtlich Backup: Ich schreibe über ein Batchscript ein wöchentliches Backup, was ich bei Bedarf wieder einspielen kann (bereits wg. Neuinstallation des Betriebssystems auspobiert). Die Datenbank habe ich bisher nicht kaputt bekommen. Welches sind Deine momentanen Favoriten?
    • Ich klinke mich hier auch mal mit rein,
      also ich stand auch vor der Wahl, welches DMS ?

      meine Kriterien waren auf jeden Fall:
      -webbasiert
      -wenn möglich keine Datenbank (Indizierung)
      -automatische Sortierung anhand von Schlagwörtern (OCR)
      -schlank wie möglich

      Probiert habe ich auf jeden Fall schon so einiges, LogicalDoc hat mich sehr überzeugt aber wegen der Datenbank geschichte eben doch nicht so ideal.

      was für mich eigentlich noch in Frage kommt ist recoll-webgui, Vorteil: seeehr schlank und die Ordnerstruktur wird behalten und natürlich per CRON job aktualisiert,
      da mein Lexmark X466 direktes scannen an FTP unterstützt, hatte ich folgende Idee:
      Lexmark erstellt PDF und speichert im Ordner XYZ ab, ein script schaut regelmäßig nach, ob etwas abgespeichert wird und führt OCR (tesseract) aus, anhand von erkannten Wörtern z.B "Rechnung", "Nachzahlung" oder "Versicherung" werden die Dokumente in verschiedene Ordner verteilt und stehen somit jederzeit recoll-webgui zur Verfügung, ich lese des öfteren das tesseract eine schlechte Erkennungsrate hat, das kann ich nicht bestätigen, bis auf einige kleinigkeiten mit den Umlauten passt alles, graustufen@600dpi

      bis auf die automatische Sortierung habe ich alles hinbekommen, im moment versuche ich mich aber duch die OMV Plugin Geschichte durchzuschlagen, in der Hoffnung das ich das ganze per Plugin komfortabel installieren kann, vielleicht kann es ja auch ein anderer noch gebrauchen ;)
    • Hi ich versuche mich auch an einer Zentralen DMS für die Familie. Dabei habe ich UCS als VM aufgesezt und mit Agorum und Zarafa herum experimentiert. Ich kann die Dokumente als PDF in einen Ordner ablegen. Aber ab da bleibe ich stecken. Ich würde gerne die Pdf's von Tesseract automatisch per OCR bearbeiten lassen. Die fertigen PDF's sollen dann ins Agorum. Leider hakt es da mit meinem Kenntnissen, wie ich das genau ausführen soll.

      Könnt Ihr mir da weiter helfen? Gerne auch mit Howto's
    • uuuh lass die finger weg von zarafa. ich wollte sogar das kaufen und die haben mich einfach missachtet. Scheiss firma sorry. Blöderweise habe ich zarafa auf meinem synology benutzt und jetzt stecken meine emails dort fest, weil ich bin nicht so versiert mit command line und so und ich kann sie nicht exportieren und wo anders einlesen. Auch da hat die Firma Zarafa die Hilfe verweigert. Dabei wollte ich ihr produkt kaufen und sogar mit Servicevertrag.

      UCS ist ein geniales ding, kommt nicht mit aller hardware zurecht aber ich finde die Lösung ganz gut. HAst du die rechte überprüft und bist du dir sicher dass sie inherit sind? Also nach unten weitergegeben werden? Hast du schon
      nach Howtos im Netz gesucht und die Foren abgesucht? WEil hier ist das OMV forum und nicht das UCS, so leid es mir tut. Du müsstest deine Frage schon im UCS forum stellen.
    • @Gilhin: kann ich verstehen, geht mir ab und an auch so. Mittlerweile muss ich sagen, wäre ein DMS für mich gar nicht so schlecht. ich hab ein richtiges chaos mittlerweile mit den ganzen Dokumenten und wo ich sie überall abgelegt habe :D

      @mark: das weiss ich auch, dass MySQL nicht gliech PostgreSQL ist. Einige DMS unterstützen ja beides. Und ich habe mit keinem Wort gesagt, dass die gleich sind.